Bandung, Hrtime.co.id – Mengelola data karyawan secara manual membutuhkan waktu, tenaga, dan berisiko menimbulkan kesalahan administrasi. Karena itu, banyak perusahaan mulai beralih menggunakan aplikasi HRIS untuk mengelola berbagai proses Human Resources secara lebih efisien.
Melalui satu sistem terintegrasi, HR dapat mengelola absensi, payroll, cuti, lembur, hingga data karyawan tanpa harus menggunakan banyak aplikasi yang berbeda. Hal ini membuat pekerjaan administrasi menjadi lebih cepat, akurat, dan mudah dipantau.
Lalu, apa sebenarnya aplikasi HRIS, bagaimana cara kerjanya, dan software apa saja yang layak dipertimbangkan? Simak pembahasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh informasi dan proses administrasi sumber daya manusia secara terpusat.
Dengan HRIS, berbagai aktivitas HR yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat dikelola melalui satu platform, mulai dari pencatatan data karyawan, absensi, penggajian, pengajuan cuti, penilaian kinerja, hingga penyimpanan dokumen kepegawaian.
Secara sederhana, aplikasi HRIS dapat diibaratkan sebagai pusat kendali bagi divisi Human Resources. Semua data tersimpan dalam satu sistem sehingga lebih mudah diakses, diperbarui, dan dianalisis.
Saat ini, sebagian besar aplikasi HRIS modern telah berbasis cloud, sehingga dapat diakses melalui komputer maupun smartphone selama terhubung ke internet.
Perbedaan HRIS dengan HRMS dan HCM
Banyak orang masih menganggap HRIS, HRMS, dan HCM sebagai istilah yang sama. Padahal, ketiganya memiliki cakupan yang berbeda.
| Sistem | Fokus Utama | Cocok Untuk |
|---|---|---|
| HRIS | Administrasi SDM dan data karyawan | UMKM hingga perusahaan besar |
| HRMS | HRIS + pengelolaan proses SDM yang lebih luas | Perusahaan menengah |
| HCM | Human Capital Management, termasuk pengembangan talenta | Enterprise dan perusahaan multinasional |
Meski demikian, dalam praktiknya banyak penyedia software menggunakan istilah tersebut secara bergantian karena fitur yang ditawarkan sering kali saling melengkapi.
Fungsi Aplikasi HRIS
Fungsi utama aplikasi HRIS adalah mengintegrasikan seluruh proses administrasi sumber daya manusia ke dalam satu sistem sehingga pekerjaan HR menjadi lebih efektif dan efisien.
Berikut beberapa fungsi penting yang umumnya tersedia.
1. Mengelola Data Karyawan
HRIS menyimpan seluruh informasi karyawan secara digital, seperti identitas, jabatan, riwayat pekerjaan, kontrak kerja, hingga dokumen penting lainnya.
2. Mengelola Absensi
Sebagian besar aplikasi HRIS telah mendukung absensi online menggunakan GPS, geofencing, QR Code, maupun face recognition.
3. Mengotomatisasi Payroll
Perhitungan gaji, tunjangan, lembur, potongan BPJS, hingga pajak dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data kehadiran dan kebijakan perusahaan.
4. Mengelola Cuti dan Izin
Karyawan dapat mengajukan cuti atau izin melalui aplikasi, sedangkan atasan dapat memberikan persetujuan secara digital tanpa proses administrasi manual.
5. Menyusun Laporan HR
HRIS mampu menghasilkan berbagai laporan, seperti tingkat kehadiran, produktivitas, turnover karyawan, hingga biaya tenaga kerja secara otomatis.
Cara Kerja Sistem HRIS
Sistem HRIS bekerja dengan mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menyajikan data sumber daya manusia dalam satu basis data terintegrasi.
Ketika karyawan melakukan absensi, misalnya, data tersebut akan langsung tersimpan ke server. Informasi tersebut kemudian dapat digunakan untuk menghitung jam kerja, lembur, hingga gaji tanpa perlu memasukkan data secara manual.
Alur kerja aplikasi HRIS secara umum meliputi:
- Karyawan melakukan input data atau absensi.
- Sistem memvalidasi informasi yang diterima.
- Data disimpan ke dalam database.
- Informasi diproses sesuai aturan perusahaan.
- HR dan manajemen dapat melihat laporan melalui dashboard.
Dengan mekanisme tersebut, risiko kesalahan pencatatan dapat ditekan dan proses administrasi menjadi lebih cepat.
Manfaat Menggunakan Aplikasi HRIS
Penerapan aplikasi HRIS memberikan berbagai keuntungan, baik bagi tim HR maupun manajemen perusahaan.
Beberapa manfaat yang paling dirasakan antara lain:
- Mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.
- Mempercepat proses penggajian.
- Meningkatkan akurasi data karyawan.
- Mempermudah pemantauan kehadiran.
- Menghemat penggunaan kertas.
- Mendukung sistem kerja hybrid dan remote.
- Mempermudah penyusunan laporan HR.
- Membantu pengambilan keputusan berbasis data.
- Meningkatkan pengalaman karyawan melalui fitur Employee Self Service (ESS).
Selain itu, perusahaan juga dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen karena seluruh data tersimpan secara digital dan dapat dicadangkan secara berkala.
Komponen Utama HRIS
Setiap aplikasi HRIS memiliki fitur yang berbeda-beda. Namun, secara umum terdapat beberapa komponen utama yang hampir selalu tersedia.
1. Employee Database
Menyimpan seluruh data karyawan dalam satu sistem, mulai dari informasi pribadi hingga riwayat pekerjaan.
2. Attendance Management
Mengelola absensi, jadwal kerja, shift, serta rekap kehadiran secara otomatis.
3. Payroll Management
Menghitung gaji, tunjangan, potongan, BPJS, dan pajak berdasarkan data yang telah tersimpan.
4. Leave Management
Mengelola pengajuan cuti, izin, dan sakit secara digital sehingga proses persetujuan menjadi lebih cepat.
5. Employee Self Service (ESS)
Memungkinkan karyawan mengakses data pribadi, mengunduh slip gaji, mengajukan cuti, dan memperbarui informasi tertentu secara mandiri.
6. Reporting dan Analytics
Menyediakan laporan serta dashboard interaktif yang membantu manajemen memantau kondisi SDM dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Rekomendasi Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia
Memilih aplikasi HRIS tidak cukup hanya melihat popularitas mereknya. Setiap software memiliki keunggulan, fitur, serta target pengguna yang berbeda, sehingga penting untuk menyesuaikannya dengan ukuran perusahaan, jumlah karyawan, kebutuhan operasional, hingga anggaran yang tersedia.
Sebagian perusahaan hanya membutuhkan sistem absensi dan payroll sederhana, sementara perusahaan lain memerlukan HRIS lengkap yang mencakup rekrutmen, penilaian kinerja, pembelajaran karyawan, hingga analitik SDM. Berikut rekomendasi aplikasi HRIS terbaik yang dapat menjadi bahan pertimbangan.
1. Talenta by Mekari
Talenta merupakan salah satu aplikasi HRIS paling populer di Indonesia. Software ini menawarkan solusi lengkap untuk mengelola administrasi SDM dalam satu platform, mulai dari absensi, payroll, hingga manajemen cuti.
Fitur utama
- Payroll otomatis.
- Absensi GPS dan geofencing.
- Employee Self Service (ESS).
- Slip gaji digital.
- Pengajuan cuti dan izin.
- Pengaturan shift kerja.
- Dashboard HR.
- Integrasi dengan ekosistem Mekari.
Kelebihan
- Antarmuka mudah dipahami.
- Fitur HR lengkap.
- Cocok untuk bisnis yang terus berkembang.
- Dukungan pelanggan tersedia dalam bahasa Indonesia.
Kekurangan
- Sebagian fitur hanya tersedia pada paket tertentu.
- Kurang ekonomis untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang sangat sedikit.
Cocok untuk
- Startup.
- UMKM.
- Perusahaan menengah.
- Enterprise.
2. HR Time
HR Time merupakan aplikasi HRIS berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola administrasi SDM secara digital. Selain absensi, platform ini juga menyediakan modul payroll, data karyawan, dan pelaporan HR.
Fitur utama
- Absensi online.
- GPS attendance.
- Geofencing.
- Payroll.
- Data karyawan.
- Manajemen cuti.
- Dashboard HR.
- Laporan otomatis.
Kelebihan
- Implementasi relatif mudah.
- Mendukung perusahaan dengan banyak cabang.
- Proses administrasi menjadi lebih efisien.
Kekurangan
- Fitur lanjutan bergantung pada paket layanan yang dipilih.
Cocok untuk
- UMKM.
- Retail.
- Manufaktur.
- Perusahaan jasa.
3. Gadjian
Gadjian dikenal sebagai software HRIS yang memiliki modul payroll sangat kuat. Aplikasi ini banyak dipilih perusahaan yang ingin mengotomatisasi proses penggajian sesuai regulasi Indonesia.
Fitur utama
- Payroll.
- BPJS.
- PPh 21.
- ESS.
- Cuti.
- Absensi.
- Laporan SDM.
Kelebihan
- Mendukung regulasi perpajakan Indonesia.
- Perhitungan gaji lebih praktis.
- Mengurangi risiko kesalahan payroll.
Kekurangan
- Fokus utama berada pada administrasi HR dan payroll sehingga kebutuhan HR strategis mungkin memerlukan modul tambahan.
Cocok untuk
- UMKM.
- Perusahaan menengah.
- Konsultan HR.
4. LinovHR
LinovHR merupakan software HRIS yang menyediakan berbagai modul mulai dari rekrutmen hingga manajemen kinerja.
Fitur utama
- Recruitment.
- Payroll.
- Attendance.
- Performance Management.
- Learning Management.
- Employee Database.
Kelebihan
- Modul HR sangat lengkap.
- Mudah dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan.
- Mendukung banyak cabang.
Kekurangan
- Implementasi membutuhkan penyesuaian proses bisnis.
Cocok untuk
- Perusahaan nasional.
- Enterprise.
- Organisasi besar.
5. GreatDay HR
GreatDay HR merupakan aplikasi HRIS yang cukup populer karena menghadirkan fitur lengkap dengan tampilan yang mudah digunakan.
Fitur utama
- ESS.
- Payroll.
- Absensi GPS.
- Cuti.
- Lembur.
- Klaim pengeluaran.
- Jadwal kerja.
Kelebihan
- Mobile friendly.
- Implementasi relatif cepat.
- Mendukung sistem kerja hybrid.
Kekurangan
- Beberapa integrasi memerlukan paket tertentu.
Cocok untuk
- Perusahaan kecil hingga besar.
6. HashMicro HRM
HashMicro menawarkan solusi HRM yang dapat diintegrasikan dengan ERP perusahaan.
Fitur utama
- Payroll.
- Attendance.
- Recruitment.
- Performance.
- Training.
- Dashboard.
Kelebihan
- Sangat lengkap.
- Terintegrasi dengan ERP.
- Skalabel.
Kekurangan
- Lebih cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan sistem yang kompleks.
Cocok untuk
- Enterprise.
- Manufaktur.
- Distributor.
7. KaryaONE
KaryaONE merupakan software HRIS lokal yang mendukung digitalisasi administrasi SDM.
Fitur utama
- Payroll.
- Absensi.
- ESS.
- Data karyawan.
- Shift.
- Cuti.
Kelebihan
- Mudah digunakan.
- Mendukung kebutuhan HR dasar.
- Cocok untuk bisnis berkembang.
Kekurangan
- Modul lanjutan tidak sebanyak software enterprise.
Cocok untuk
- UMKM.
- Perusahaan menengah.
8. Hadirr
Hadirr lebih dikenal sebagai aplikasi absensi digital, tetapi juga memiliki beberapa fitur HRIS.
Fitur utama
- GPS.
- Geofencing.
- Face Recognition.
- Cuti.
- Dashboard.
Kelebihan
- Anti titip absen.
- Cocok untuk karyawan lapangan.
- Mudah digunakan.
Kekurangan
- Modul HR strategis masih terbatas dibanding HRIS lengkap.
Cocok untuk
- Retail.
- Distribusi.
- Teknisi lapangan.
9. Jibble
Jibble merupakan aplikasi HRIS dan time tracking berbasis cloud yang cukup populer di berbagai negara. Platform ini menawarkan versi gratis sehingga menjadi pilihan menarik bagi startup maupun UMKM yang baru beralih ke sistem digital.
Selain mencatat kehadiran, Jibble juga membantu perusahaan memantau jam kerja, produktivitas, serta aktivitas karyawan secara real-time.
Fitur utama
- Absensi online.
- GPS dan geofencing.
- Face recognition.
- Time tracking.
- Timesheet otomatis.
- Dashboard analitik.
- Laporan kehadiran.
- Integrasi dengan Slack, Microsoft Teams, Zapier, dan aplikasi lainnya.
Kelebihan
- Tersedia paket gratis.
- Mudah diimplementasikan.
- Cocok untuk tim remote maupun hybrid.
- Mendukung berbagai perangkat.
Kekurangan
- Modul payroll tidak selengkap software HRIS lokal.
- Beberapa fitur premium hanya tersedia pada paket berbayar.
Cocok untuk
- Startup.
- Freelancer.
- UMKM.
- Perusahaan dengan tim remote.
10. BambooHR
BambooHR merupakan software HRIS asal Amerika Serikat yang banyak digunakan perusahaan internasional. Fokus utamanya adalah pengelolaan data karyawan, onboarding, evaluasi kinerja, serta pengalaman karyawan.
Antarmuka yang sederhana menjadi salah satu alasan mengapa BambooHR cukup diminati oleh perusahaan yang ingin melakukan digitalisasi HR.
Fitur utama
- Employee database.
- Onboarding.
- Offboarding.
- Payroll.
- Time-off management.
- Performance management.
- Reporting.
- Employee self-service.
Kelebihan
- Antarmuka modern.
- Dashboard mudah dipahami.
- Dokumentasi lengkap.
- Skalabel untuk perusahaan besar.
Kekurangan
- Harga relatif lebih tinggi dibanding software lokal.
- Beberapa fitur disesuaikan dengan regulasi luar negeri.
Cocok untuk
- Perusahaan multinasional.
- Enterprise.
- Organisasi besar.
11. Zoho People
Zoho People merupakan bagian dari ekosistem Zoho yang menawarkan solusi HR berbasis cloud dengan berbagai modul yang dapat disesuaikan.
Jika perusahaan telah menggunakan Zoho CRM atau Zoho Books, integrasi antarproduk menjadi salah satu nilai tambah utama.
Fitur utama
- Employee management.
- Attendance.
- Leave management.
- Shift management.
- Performance appraisal.
- Workflow automation.
- ESS.
- Mobile application.
Kelebihan
- Mudah diintegrasikan dengan produk Zoho lainnya.
- Fleksibel untuk berbagai ukuran bisnis.
- Mendukung otomasi proses HR.
Kekurangan
- Membutuhkan waktu adaptasi untuk konfigurasi awal.
- Fitur tertentu hanya tersedia pada paket premium.
Cocok untuk
- Startup.
- Perusahaan teknologi.
- Bisnis menengah.
12. Connecteam
Connecteam dirancang untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan lapangan. Selain HRIS, aplikasi ini juga menyediakan fitur komunikasi internal, manajemen tugas, serta pelacakan aktivitas tim.
Fitur utama
- Absensi GPS.
- Geofencing.
- Penjadwalan kerja.
- Chat internal.
- Form digital.
- Checklist pekerjaan.
- Employee directory.
- Laporan otomatis.
Kelebihan
- Sangat cocok untuk mobile workforce.
- Mudah digunakan melalui smartphone.
- Membantu koordinasi tim lapangan.
Kekurangan
- Modul payroll tidak tersedia secara lengkap.
- Lebih berfokus pada operasional lapangan.
Cocok untuk
- Logistik.
- Konstruksi.
- Teknisi.
- Perusahaan jasa.
13. Oracle HCM Cloud
Oracle HCM Cloud merupakan solusi Human Capital Management kelas enterprise yang digunakan oleh banyak perusahaan besar di dunia.
Software ini tidak hanya mengelola administrasi SDM, tetapi juga mendukung pengembangan talenta, analitik, hingga perencanaan tenaga kerja.
Fitur utama
- Core HR.
- Payroll.
- Talent management.
- Recruitment.
- Learning.
- Workforce planning.
- Analytics.
- AI assistance.
Kelebihan
- Sangat lengkap.
- Skalabel.
- Tingkat keamanan tinggi.
- Mendukung perusahaan global.
Kekurangan
- Implementasi membutuhkan waktu.
- Biaya investasi relatif tinggi.
Cocok untuk
- Enterprise.
- Korporasi multinasional.
- BUMN berskala besar.
14. SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors menjadi salah satu software HRIS enterprise yang banyak digunakan oleh perusahaan multinasional.
Platform ini mampu mengelola seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan karier.
Fitur utama
- Core HR.
- Payroll.
- Recruiting.
- Learning.
- Performance.
- Succession planning.
- Employee Central.
Kelebihan
- Modul sangat lengkap.
- Terintegrasi dengan sistem SAP.
- Mendukung perusahaan global.
Kekurangan
- Implementasi kompleks.
- Membutuhkan pelatihan pengguna.
Cocok untuk
- Enterprise.
- Manufaktur.
- Perusahaan multinasional.
15. Workday HCM
Workday HCM merupakan platform Human Capital Management berbasis cloud yang dikenal karena kemampuan analitik dan pelaporan yang sangat baik.
Banyak perusahaan besar menggunakan Workday untuk mengelola SDM secara global.
Fitur utama
- Core HR.
- Payroll.
- Recruitment.
- Learning.
- Talent management.
- Workforce analytics.
- Mobile application.
Kelebihan
- Dashboard modern.
- Analitik sangat kuat.
- Cloud native.
- Skalabel.
Kekurangan
- Harga premium.
- Implementasi memerlukan konsultan.
Cocok untuk
- Enterprise.
- Organisasi internasional.
16. Darwinbox
Darwinbox merupakan HRIS berbasis cloud yang berkembang pesat di kawasan Asia.
Software ini menawarkan pengalaman pengguna yang modern dengan berbagai fitur HR yang lengkap.
Fitur utama
- Employee database.
- Payroll.
- Attendance.
- Leave management.
- Performance.
- Recruitment.
- Mobile HR.
- Dashboard analytics.
Kelebihan
- User interface modern.
- Mobile friendly.
- Mendukung otomatisasi HR.
- Mudah dikembangkan.
Kekurangan
- Membutuhkan penyesuaian pada implementasi awal.
- Harga bergantung pada jumlah pengguna dan modul.
Cocok untuk
- Startup berkembang.
- Perusahaan menengah.
- Enterprise.
17. Keka HR
Keka HR merupakan software HRIS berbasis cloud yang banyak digunakan oleh startup dan perusahaan berkembang. Platform ini menawarkan berbagai fitur untuk mengelola administrasi SDM sekaligus meningkatkan pengalaman karyawan melalui portal Employee Self Service (ESS).
Selain mudah digunakan, Keka HR memiliki antarmuka modern yang memudahkan tim HR maupun karyawan dalam mengakses berbagai layanan secara mandiri.
Fitur utama
- Employee Self Service (ESS).
- Payroll.
- Absensi online.
- Manajemen cuti dan izin.
- Penjadwalan shift.
- Performance Management.
- Timesheet.
- Dashboard analitik.
Kelebihan
- Antarmuka modern dan intuitif.
- Implementasi relatif cepat.
- Mobile friendly.
- Mendukung otomatisasi proses HR.
Kekurangan
- Belum secara khusus dirancang mengikuti seluruh regulasi ketenagakerjaan Indonesia.
- Integrasi tertentu memerlukan konfigurasi tambahan.
Cocok untuk
- Startup.
- Perusahaan teknologi.
- Bisnis skala menengah.
18. OrangeHRM
OrangeHRM merupakan salah satu software HRIS open source yang telah digunakan oleh banyak organisasi di berbagai negara. Aplikasi ini dapat dipasang di server sendiri maupun menggunakan layanan cloud.
Karena tersedia versi komunitas, OrangeHRM sering menjadi pilihan perusahaan yang ingin mengembangkan sistem HR secara lebih fleksibel.
Fitur utama
- Employee Information Management.
- Leave Management.
- Attendance.
- Recruitment.
- Performance.
- Time Tracking.
- Dashboard HR.
Kelebihan
- Tersedia versi open source.
- Fleksibel untuk dikustomisasi.
- Komunitas pengguna cukup besar.
- Dokumentasi lengkap.
Kekurangan
- Implementasi membutuhkan kemampuan teknis.
- Dukungan resmi lebih lengkap pada versi berbayar.
Cocok untuk
- Perusahaan dengan tim IT internal.
- Organisasi pendidikan.
- Instansi yang membutuhkan sistem kustom.
19. Odoo HR
Odoo HR merupakan bagian dari ekosistem ERP Odoo yang menyediakan berbagai modul untuk pengelolaan sumber daya manusia.
Keunggulan utamanya adalah kemampuan mengintegrasikan HR dengan modul lain seperti akuntansi, inventaris, CRM, hingga penjualan.
Fitur utama
- Employee Management.
- Recruitment.
- Payroll.
- Attendance.
- Appraisal.
- Fleet Management.
- Expenses.
- Employee Referral.
Kelebihan
- Terintegrasi dengan ERP.
- Modular dan fleksibel.
- Dapat dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis.
Kekurangan
- Implementasi memerlukan konfigurasi yang cukup detail.
- Sebagian modul bersifat berbayar.
Cocok untuk
- Distributor.
- Manufaktur.
- Perusahaan yang telah menggunakan ERP Odoo.
20. UKG Pro
UKG Pro (Ultimate Kronos Group) merupakan platform Human Capital Management (HCM) yang banyak digunakan oleh perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang tinggi.
Software ini menawarkan berbagai fitur berbasis analitik untuk membantu perusahaan mengelola tenaga kerja secara lebih efektif.
Fitur utama
- Payroll.
- Workforce Management.
- Time & Attendance.
- Talent Management.
- HR Analytics.
- Employee Experience.
- Compliance Management.
Kelebihan
- Sangat lengkap.
- Skalabel.
- Analitik SDM yang kuat.
- Keamanan data tinggi.
Kekurangan
- Investasi relatif besar.
- Implementasi membutuhkan waktu.
Cocok untuk
- Enterprise.
- Perusahaan multinasional.
- Organisasi dengan ribuan karyawan.
21. Kantorku HRIS
Kantorku HRIS merupakan aplikasi HR berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan secara digital.
Platform ini menyediakan berbagai modul penting yang memudahkan pengelolaan kehadiran, cuti, hingga data kepegawaian.
Fitur utama
- Absensi online.
- Employee Self Service.
- Manajemen cuti.
- Database karyawan.
- Laporan HR.
- Dashboard.
Kelebihan
- Mudah digunakan.
- Implementasi relatif cepat.
- Cocok untuk digitalisasi HR.
Kekurangan
- Ketersediaan fitur bergantung pada paket layanan.
- Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga dapat berbeda sesuai kebutuhan implementasi.
Cocok untuk
- UMKM.
- Perusahaan menengah.
- Organisasi yang baru beralih ke sistem digital.
22. Inact HRIS
Inact HRIS merupakan solusi Human Resource Information System yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas SDM secara terintegrasi.
Aplikasi ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan pengelolaan administrasi kepegawaian secara lebih efisien.
Fitur utama
- Data karyawan.
- Absensi.
- Payroll.
- Cuti.
- ESS.
- Laporan SDM.
Kelebihan
- Pengelolaan data lebih terpusat.
- Mempermudah administrasi HR.
- Mendukung digitalisasi proses SDM.
Kekurangan
- Informasi mengenai paket layanan dan fitur dapat berbeda sesuai implementasi.
- Perlu konsultasi dengan vendor untuk kebutuhan yang lebih kompleks.
Cocok untuk
- Perusahaan kecil.
- Perusahaan menengah.
- Organisasi yang membutuhkan HRIS terintegrasi.
23. Pro-Int HRIS
Pro-Int HRIS merupakan software HRIS yang membantu perusahaan mengelola administrasi SDM, absensi, serta berbagai proses operasional HR dalam satu sistem.
Platform ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi administrasi sekaligus mempermudah pengelolaan informasi karyawan.
Fitur utama
- Database karyawan.
- Absensi.
- Payroll.
- Employee Self Service.
- Cuti.
- Laporan HR.
Kelebihan
- Antarmuka relatif mudah digunakan.
- Membantu mengurangi pekerjaan administratif.
- Mendukung digitalisasi HR.
Kekurangan
- Informasi fitur dapat berbeda tergantung paket dan implementasi.
- Perusahaan sebaiknya melakukan demonstrasi produk sebelum membeli.
Cocok untuk
- UMKM.
- Perusahaan berkembang.
- Organisasi yang membutuhkan administrasi HR digital.
Rekomendasi Berdasarkan Kebutuhan
Memilih aplikasi HRIS sebaiknya disesuaikan dengan skala bisnis dan kebutuhan operasional.
- Untuk UMKM: HR Time, Talenta, Gadjian, KaryaONE, Kantorku HRIS.
- Untuk startup: Talenta, Jibble, Zoho People, Keka HR.
- Untuk perusahaan menengah: GreatDay HR, LinovHR, Darwinbox, Odoo HR.
- Untuk perusahaan manufaktur: HashMicro HRM, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud.
- Untuk perusahaan multinasional: Workday HCM, BambooHR, Oracle HCM Cloud, UKG Pro.
- Untuk perusahaan dengan banyak karyawan lapangan: Hadirr dan Connecteam.
Dengan memilih software yang sesuai, perusahaan tidak hanya memperoleh sistem administrasi SDM yang lebih efisien, tetapi juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan, mempercepat proses pengambilan keputusan, dan mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
Tips Sebelum Memilih Aplikasi HRIS
Sebelum menentukan software HRIS yang akan digunakan, pertimbangkan beberapa aspek berikut:
- Pastikan fitur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Periksa apakah aplikasi mendukung payroll Indonesia.
- Pilih software yang memiliki Employee Self Service (ESS).
- Pastikan tersedia aplikasi Android dan iOS.
- Perhatikan keamanan data dan sertifikasi penyedia.
- Bandingkan biaya implementasi dan biaya berlangganan.
- Manfaatkan demo atau uji coba sebelum membeli.
- Pilih vendor yang menyediakan dukungan teknis dan pelatihan pengguna.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut, perusahaan dapat memilih aplikasi HRIS yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga mampu mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan HRIS?
Menggunakan aplikasi HRIS bukan sekadar mengikuti perkembangan teknologi. Sistem ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan administrasi, serta menyediakan data yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan.
Beberapa manfaat yang paling sering dirasakan perusahaan meliputi:
- Administrasi SDM lebih cepat.
- Payroll lebih akurat.
- Pengelolaan cuti menjadi lebih praktis.
- Data karyawan tersimpan dalam satu sistem.
- Laporan HR dapat dibuat secara otomatis.
- Produktivitas tim HR meningkat.
Cara Menggunakan Aplikasi HRIS
Menggunakan aplikasi HRIS sebenarnya tidak sesulit yang dibayangkan. Sebagian besar software HRIS modern telah dirancang dengan antarmuka yang mudah dipahami sehingga dapat digunakan oleh tim Human Resources, manajer, maupun karyawan tanpa memerlukan kemampuan teknis yang mendalam.
Meski setiap vendor memiliki tampilan yang berbeda, alur penggunaan aplikasi HRIS pada umumnya hampir sama. Berikut langkah-langkah yang biasa dilakukan saat mulai menggunakan sistem HRIS.
1. Membuat Akun Perusahaan
Langkah pertama adalah membuat akun perusahaan atau berlangganan layanan HRIS yang dipilih.
Pada tahap ini biasanya perusahaan diminta melengkapi informasi seperti:
- Nama perusahaan.
- Alamat kantor.
- Jumlah karyawan.
- Struktur organisasi.
- Kebijakan kerja.
- Periode penggajian.
Informasi tersebut akan digunakan sebagai dasar konfigurasi sistem.
2. Menambahkan Data Karyawan
Setelah akun aktif, administrator dapat memasukkan seluruh data karyawan ke dalam sistem.
Data yang umumnya diinput meliputi:
- Nama lengkap.
- Nomor induk karyawan.
- Jabatan.
- Divisi.
- Lokasi kerja.
- Status kepegawaian.
- Nomor rekening.
- NPWP.
- BPJS.
- Kontak darurat.
Sebagian besar aplikasi HRIS juga mendukung impor data menggunakan file Excel atau CSV sehingga proses migrasi menjadi lebih cepat.
3. Mengatur Struktur Organisasi
Tahap berikutnya adalah membuat struktur organisasi perusahaan.
Pengaturan ini memudahkan sistem menentukan alur persetujuan untuk:
- Cuti.
- Izin.
- Lembur.
- Klaim biaya.
- Penilaian kinerja.
4. Mengatur Jam Kerja dan Shift
Perusahaan dapat menentukan:
- Jam masuk.
- Jam pulang.
- Jadwal shift.
- Hari kerja.
- Hari libur nasional.
- Aturan lembur.
Konfigurasi ini akan digunakan saat menghitung kehadiran dan payroll.
5. Mengaktifkan Absensi Digital
Sebagian besar aplikasi HRIS mendukung beberapa metode absensi, seperti:
- GPS.
- Geofencing.
- QR Code.
- Face Recognition.
- Fingerprint Integration.
- NFC.
Pilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Menggunakan Employee Self Service (ESS)
Setelah seluruh data selesai dikonfigurasi, setiap karyawan dapat mengakses portal ESS.
Melalui fitur ini karyawan dapat:
- Mengajukan cuti.
- Mengajukan izin.
- Mengunduh slip gaji.
- Memperbarui data pribadi.
- Melihat riwayat absensi.
- Mengajukan lembur.
Dengan ESS, pekerjaan administrasi HR menjadi jauh lebih ringan.
Cara Memilih Aplikasi HRIS
Tidak semua software HRIS cocok untuk setiap perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memilih aplikasi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
1. Sesuaikan dengan Skala Bisnis
UMKM tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan perusahaan yang memiliki ribuan karyawan.
Untuk bisnis kecil, pilih aplikasi yang sederhana namun memiliki fitur inti seperti:
- Payroll.
- Absensi.
- Cuti.
- ESS.
Sementara perusahaan besar biasanya membutuhkan modul tambahan seperti:
- Recruitment.
- Performance Management.
- Learning Management.
- Talent Management.
2. Perhatikan Fitur yang Ditawarkan
Jangan hanya memilih software karena populer.
Pastikan aplikasi memiliki fitur yang memang dibutuhkan perusahaan.
Minimal terdapat:
- Payroll.
- Attendance.
- Employee Database.
- ESS.
- Reporting.
- Mobile App.
3. Pastikan Mudah Digunakan
Aplikasi dengan tampilan sederhana akan mempercepat proses implementasi.
Semakin mudah digunakan, semakin cepat pula seluruh karyawan dapat beradaptasi.
4. Periksa Integrasi
Jika perusahaan telah menggunakan software lain, pastikan HRIS dapat diintegrasikan dengan:
- ERP.
- Accounting.
- CRM.
- Mesin fingerprint.
- Email perusahaan.
- Google Workspace.
- Microsoft 365.
5. Pertimbangkan Harga
Jangan hanya memilih software yang paling murah.
Bandingkan fitur, layanan purna jual, biaya implementasi, biaya pelatihan, hingga biaya penambahan pengguna di masa mendatang.
6. Perhatikan Keamanan Data
HRIS menyimpan banyak informasi penting mengenai karyawan.
Karena itu, pilih vendor yang menerapkan:
- Enkripsi data.
- Backup berkala.
- Hak akses berbasis peran (role-based access).
- Audit log.
- Sertifikasi keamanan jika tersedia.
Cara Belajar Aplikasi HRIS
Bagi HR baru maupun mahasiswa, mempelajari HRIS menjadi nilai tambah karena hampir semua perusahaan modern telah menggunakan sistem digital.
Beberapa cara belajar yang dapat dilakukan antara lain:
- Mengikuti pelatihan HRIS.
- Memanfaatkan video tutorial resmi dari vendor.
- Mengikuti webinar HR Technology.
- Membaca dokumentasi produk.
- Menggunakan versi demo.
- Mengikuti sertifikasi HR Digital.
- Berlatih menggunakan software open source seperti OrangeHRM.
Semakin sering mencoba berbagai platform, semakin mudah memahami konsep HRIS secara menyeluruh.
Download Aplikasi HRIS
Jika ingin mencoba aplikasi HRIS, sebaiknya gunakan sumber resmi agar lebih aman.
Beberapa pilihan yang dapat digunakan antara lain:
- Google Play Store untuk perangkat Android.
- Apple App Store untuk perangkat iPhone dan iPad.
- Situs resmi masing-masing vendor.
- Portal demo yang disediakan penyedia HRIS.
Hindari mengunduh file instalasi dari sumber yang tidak dikenal karena berisiko mengandung malware atau versi aplikasi yang sudah tidak diperbarui.
Source Code Aplikasi HRIS
Banyak pengembang maupun mahasiswa mencari source code aplikasi HRIS sebagai bahan pembelajaran atau pengembangan sistem internal perusahaan.
Beberapa teknologi yang umum digunakan dalam pengembangan HRIS meliputi:
- PHP Native.
- Laravel.
- CodeIgniter.
- Node.js.
- Python Django.
- Java Spring Boot.
- ASP.NET.
- React.
- Vue.js.
- Flutter.
Selain membangun dari awal, tersedia juga proyek open source seperti OrangeHRM, Sentrifugo, dan modul Odoo HR yang dapat dipelajari maupun dikembangkan lebih lanjut sesuai lisensi masing-masing.
Jika source code akan digunakan untuk kebutuhan komersial, pastikan lisensinya mengizinkan penggunaan tersebut serta lakukan audit keamanan sebelum diimplementasikan.
FAQ
Apa itu aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola informasi dan administrasi sumber daya manusia, seperti data karyawan, absensi, payroll, cuti, lembur, hingga penilaian kinerja dalam satu sistem.
Apa perbedaan HRIS dan HRMS?
HRIS berfokus pada administrasi dan pengelolaan data SDM, sedangkan HRMS umumnya memiliki cakupan lebih luas, termasuk pengelolaan proses HR seperti rekrutmen, pelatihan, dan manajemen kinerja.
Apa aplikasi HRIS terbaik di Indonesia?
Beberapa aplikasi HRIS yang banyak digunakan di Indonesia antara lain Talenta by Mekari, HR Time, Gadjian, LinovHR, GreatDay HR, HashMicro HRM, dan KaryaONE. Pilihan terbaik bergantung pada kebutuhan, jumlah karyawan, serta anggaran perusahaan.
Apakah ada aplikasi HRIS gratis?
Ada. Beberapa penyedia menawarkan paket gratis atau versi uji coba. Selain itu, software open source seperti OrangeHRM juga dapat menjadi alternatif untuk kebutuhan tertentu.
Berapa harga aplikasi HRIS?
Harga aplikasi HRIS bervariasi. Ada yang menggunakan sistem langganan per pengguna per bulan, ada pula yang menawarkan paket khusus sesuai jumlah karyawan dan modul yang digunakan. Beberapa vendor juga mengenakan biaya implementasi dan pelatihan.
Apakah aplikasi HRIS bisa digunakan di Android?
Ya. Sebagian besar aplikasi HRIS modern telah menyediakan aplikasi Android dan iOS sehingga karyawan dapat melakukan absensi, mengajukan cuti, melihat slip gaji, maupun memperbarui data pribadi melalui smartphone.
Kesimpulan
Aplikasi HRIS telah menjadi solusi penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia.
Dengan sistem yang terintegrasi, berbagai proses seperti absensi, payroll, pengajuan cuti, pengelolaan data karyawan, hingga pelaporan dapat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.
Saat memilih aplikasi HRIS, pastikan software yang dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis, mudah digunakan, memiliki fitur yang relevan, mendukung keamanan data, serta dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan.
Luangkan waktu untuk mencoba versi demo, membandingkan fitur dari beberapa vendor, dan berkonsultasi dengan penyedia layanan sebelum mengambil keputusan.
Dengan langkah tersebut, investasi pada sistem HRIS akan memberikan manfaat jangka panjang bagi produktivitas perusahaan maupun pengalaman karyawan.
