Struktur Organisasi HRD + Contoh, Posisi, Tugas dan Bagannya

Bandung, Hrtime.co.id – Struktur organisasi HRD adalah susunan jabatan yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, dan garis pelaporan dalam pengelolaan sumber daya manusia di sebuah organisasi atau perusahaan. Bentuknya tidak selalu sama karena menyesuaikan ukuran perusahaan, jumlah karyawan, industri, dan kebutuhan operasional.

Dalam artikel ini, kamu akan melihat contoh struktur organisasi HRD perusahaan, posisi HRD dalam struktur organisasi perusahaan, jabatan yang menjadi bawahan HRD, hingga contoh khusus untuk hotel dan struktur HRD yang digabung dengan General Affair (GA).

Apa Itu Struktur Organisasi HRD?

Struktur organisasi HRD merupakan bagan yang menggambarkan bagaimana fungsi Human Resources atau pengelolaan sumber daya manusia ditempatkan dalam sebuah perusahaan. Bagan ini membantu perusahaan menentukan siapa yang memimpin, siapa yang bertanggung jawab atas fungsi tertentu, serta kepada siapa setiap pekerjaan dilaporkan.

Tidak ada satu model struktur organisasi HRD yang wajib digunakan semua perusahaan. Perusahaan kecil bisa hanya memiliki satu HR Generalist, sedangkan perusahaan besar dapat memiliki Head of HR, Recruitment Manager, Compensation & Benefit, HRIS, Learning & Development, Industrial Relations, hingga berbagai posisi spesialis.

Kementerian Ketenagakerjaan juga memiliki kerangka kualifikasi dan ketentuan kompetensi untuk bidang Manajemen Sumber Daya Manusia. Kepmenaker Nomor 297 Tahun 2020 menetapkan Jenjang Kualifikasi Nasional Indonesia bidang Manajemen Sumber Daya Manusia dan berstatus berlaku.

HRD singkatan dari apa?

HRD merupakan singkatan dari Human Resources Development, yang secara umum merujuk pada fungsi pengembangan dan pengelolaan sumber daya manusia.

Dalam praktik perusahaan di Indonesia, istilah HRD sering digunakan untuk menyebut departemen atau orang yang menangani berbagai urusan karyawan. Ruang lingkupnya bisa mencakup rekrutmen, administrasi kepegawaian, pengembangan karyawan, penilaian kinerja, kompensasi, hubungan industrial, hingga kebijakan SDM.

Karena penggunaan istilah di setiap perusahaan berbeda, jabatan HRD tidak selalu berarti satu posisi tertentu. Ada perusahaan yang menggunakan istilah HR Manager, HR Head, Human Resources Manager, People & Culture, atau Human Capital.

Apa fungsi utama HRD?

Secara umum, HRD berfungsi memastikan perusahaan mempunyai tenaga kerja yang sesuai kebutuhan serta membantu karyawan berkembang dan bekerja secara produktif.

Fungsi tersebut biasanya mencakup:

• Perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
• Rekrutmen dan seleksi karyawan.
• Orientasi dan onboarding.
• Pelatihan dan pengembangan.
• Pengelolaan kinerja.
• Administrasi personalia.
• Kompensasi dan benefit.
• Pengelolaan hubungan industrial.
• Pengembangan budaya perusahaan.
• Pengelolaan data dan sistem HR.
• Perencanaan karier dan talent management.

Kepmenaker Nomor 115 Tahun 2022 juga mengatur pemberlakuan wajib sertifikasi kompetensi kerja bagi tenaga kerja bidang manajemen sumber daya manusia untuk jabatan tertentu dengan kualifikasi yang ditetapkan dalam regulasi tersebut. Bidang kompetensinya antara lain pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, produktivitas, hubungan industrial, remunerasi, dan pengelolaan talenta.

Posisi HRD dalam Struktur Organisasi Perusahaan

Posisi HRD dalam struktur organisasi perusahaan umumnya berada di bawah pimpinan perusahaan atau manajemen tingkat atas. Namun, posisi persisnya bergantung pada skala dan model organisasi.

Pada perusahaan kecil, HRD dapat langsung melapor kepada Direktur atau Owner. Pada perusahaan menengah, HR Manager bisa berada di bawah General Manager atau Direktur. Sementara perusahaan besar dapat memiliki Chief Human Resources Officer (CHRO), HR Director, atau Head of Human Resources yang membawahi sejumlah fungsi HR.

Struktur organisasi perusahaan pada dasarnya digunakan untuk memperjelas pembagian jabatan, tanggung jawab, fungsi, dan garis pelaporan.

Contoh posisi HRD dalam struktur organisasi perusahaan

Contoh sederhananya seperti berikut:

DIREKTUR / CEO
       │
GENERAL MANAGER
       │
   HR MANAGER
       │
 ┌─────┼──────────┬────────────┐
 │     │          │            │
Recruitment   HR Admin   Training   Industrial
Officer       & Payroll   & Dev.     Relations

Dalam model tersebut, HR Manager menjadi pemimpin fungsi HR. Posisi di bawahnya dapat berubah sesuai kebutuhan perusahaan.

Pada organisasi yang lebih kompleks, fungsi HR dapat dibagi menjadi beberapa departemen. Struktur semacam ini banyak ditemukan pada perusahaan yang mempunyai jumlah karyawan besar.

Siapa bawahan HRD?

Bawahan HRD tidak selalu sama di setiap perusahaan. Jika HRD yang dimaksud adalah HR Manager atau Head of HR, posisi yang berada di bawahnya dapat meliputi:

• HR Supervisor.
• HR Generalist.
• Recruitment Officer.
• Recruiter.
• HR Admin.
• Payroll Officer.
• Compensation & Benefit.
• Training Officer.
• Learning & Development.
• Industrial Relations.
• HRIS Specialist.
• Talent Management.
• General Affair, jika HR dan GA digabung.

Jadi, ketika seseorang bertanya “bawahan HRD siapa?”, jawabannya harus melihat jabatan HRD yang dimaksud dan struktur organisasi perusahaan tersebut.

Contoh Struktur Organisasi HRD Perusahaan

Contoh struktur organisasi HRD perusahaan berikut dapat digunakan sebagai referensi untuk perusahaan skala menengah:

DIREKTUR / CEO
      │
HEAD OF HR / HR MANAGER
      │
 ┌────┼──────────┬───────────┬─────────────┐
 │    │          │           │             │
Recruitment   HR Admin   Training &   Compensation   Industrial
& Selection              Development   & Benefit     Relations
 │              │            │
Recruiter     Payroll      Trainer
              Staff        / L&D

Model tersebut bukan struktur baku. Perusahaan dapat menggabungkan atau memisahkan fungsi berdasarkan jumlah karyawan dan kompleksitas pekerjaan.

Misalnya, perusahaan dengan 50 karyawan mungkin tidak membutuhkan Compensation & Benefit Manager khusus. Fungsi tersebut dapat ditangani HR Manager bersama HR Admin atau Payroll.

Sebaliknya, perusahaan dengan ribuan karyawan biasanya membutuhkan struktur HR yang jauh lebih spesifik. Pembagian fungsi memungkinkan pekerjaan menjadi lebih fokus dan memudahkan pengukuran kinerja setiap bagian.

Struktur organisasi HRD perusahaan kecil

Perusahaan kecil biasanya menggunakan struktur yang lebih sederhana.

OWNER / DIREKTUR
       │
   HR MANAGER
       │
 ┌─────┴─────────┐
 │               │
HR ADMIN      RECRUITMENT
               STAFF

Dalam perusahaan kecil, satu orang HR bisa menangani beberapa fungsi sekaligus, seperti administrasi karyawan, rekrutmen, absensi, onboarding, dan koordinasi payroll.

Model ini lebih hemat struktur, tetapi perusahaan tetap perlu menetapkan job description agar pekerjaan dan tanggung jawab tidak tumpang tindih.

Struktur organisasi HRD perusahaan menengah

Untuk perusahaan menengah, pembagian fungsi dapat dibuat lebih spesifik.

DIREKTUR
   │
HR MANAGER
   │
 ┌─┼─────────┬───────────┬─────────────┐
 │ │         │           │             │
Recruitment  HR Admin   L&D        Compensation
 │           │          │           & Benefit
Recruiter    Payroll    Trainer     Payroll

Struktur ini memberikan pemisahan antara pekerjaan mencari karyawan, administrasi, pengembangan, serta kompensasi.

Struktur organisasi HRD perusahaan besar

Pada perusahaan besar, struktur HR biasanya lebih kompleks.

CHRO / HR DIRECTOR
        │
 ┌──────┼────────┬───────────┬────────────┬───────────┐
 │      │        │           │            │           │
Recruitment  HR Operations  L&D      C&B        Industrial
 │              │           │         │          Relations
Recruiter       HR Admin    Trainer   Payroll    IR Specialist
Talent          HRIS        L&D       Benefits
Acquisition                 Specialist

Perusahaan besar juga dapat menambahkan fungsi Talent Management, Organization Development, People Analytics, HR Business Partner (HRBP), Employee Relations, dan fungsi lain sesuai kebutuhan.

Struktur Organisasi HRD Hotel

Struktur organisasi HRD hotel memiliki karakteristik berbeda dibandingkan perusahaan biasa karena hotel beroperasi dengan banyak departemen dan kebutuhan tenaga kerja yang dinamis.

Pada struktur hotel secara umum, General Manager berada di tingkat pimpinan operasional dan berbagai departemen seperti Front Office, Housekeeping, Food & Beverage, Sales & Marketing, Finance, Engineering, serta Human Resources berada di bawahnya sesuai desain organisasi hotel.

Contoh struktur organisasi HRD hotel dapat dibuat seperti berikut:

GENERAL MANAGER
       │
HR MANAGER
       │
 ┌─────┼─────────┬────────────┬─────────────┐
 │     │         │            │             │
HR     Recruitment Training   Payroll    Employee
Admin  Officer     Coordinator Staff      Relations

Pada hotel yang lebih besar, HR Department bisa mempunyai beberapa fungsi tambahan, seperti Learning & Development, Training Coordinator, Employee Relations, dan administrasi personalia.

Salah satu contoh struktur HRD hotel yang dipublikasikan dalam industri hospitality menempatkan Human Resources Manager sebagai pengelola strategi SDM dan HR Supervisor untuk aktivitas operasional harian, dengan fungsi training sebagai bagian penting dalam pengembangan karyawan.

Mengapa HRD hotel cukup kompleks?

Hotel memiliki karakteristik operasional yang berbeda. Banyak posisi bekerja dengan sistem shift dan berhubungan langsung dengan tamu.

Karena itu, HR hotel perlu memperhatikan:

• Rekrutmen karyawan.
• Orientasi karyawan baru.
• Training hospitality.
• Penjadwalan dan administrasi tenaga kerja.
• Kehadiran dan disiplin.
• Pengembangan kompetensi.
• Evaluasi kinerja.
• Employee relations.
• Administrasi benefit.
• Kepatuhan terhadap ketentuan ketenagakerjaan.

Contoh struktur tersebut tetap dapat berubah sesuai ukuran hotel, jumlah kamar, fasilitas, dan standar manajemen hotel.

Struktur Organisasi HRD dan GA

Di sejumlah perusahaan, fungsi HRD dan General Affair digabung menjadi HRGA atau HRD & GA.

Konsep ini membuat satu departemen menangani dua kelompok pekerjaan yang berbeda. HR lebih berfokus pada manusia dan hubungan kerja, sedangkan GA umumnya menangani kebutuhan fasilitas serta operasional umum perusahaan.

Contohnya:

DIREKTUR
   │
HRGA MANAGER
   │
 ┌─┴───────────────┐
 │                 │
HR DEPARTMENT   GENERAL AFFAIR
 │                 │
 ├ Recruitment     ├ Facility
 ├ HR Admin        ├ Asset
 ├ Payroll         ├ Vehicle
 ├ Training        ├ Office Support
 └ Employee        └ Vendor
    Relations

Penggabungan tersebut bukan berarti HR dan GA memiliki tugas yang sama. HRGA hanya merupakan model organisasi yang menggabungkan dua fungsi dalam satu departemen atau satu kepemimpinan.

Perbedaan HR dan GA juga semakin penting ketika perusahaan berkembang. HR berfokus pada pengelolaan karyawan, sementara GA lebih banyak memastikan kebutuhan operasional kantor dapat berjalan dengan baik.

Perbedaan HRD dan GA

Aspek	HRD/HR	GA
Fokus	Karyawan dan SDM	Operasional umum
Rekrutmen	Ya	Umumnya tidak
Pelatihan	Ya	Tidak menjadi fungsi utama
Payroll	Dapat menangani	Umumnya tidak
Hubungan karyawan	Ya	Bukan fungsi utama
Fasilitas kantor	Koordinasi tertentu	Ya
Aset dan inventaris	Dapat berkoordinasi	Ya
Vendor operasional	Kadang	Ya

Dalam perusahaan kecil, kedua fungsi tersebut sering dikerjakan oleh tim yang sama karena jumlah karyawan masih terbatas.

Tugas HRD Berdasarkan Struktur Organisasinya

Tugas HRD tidak berhenti pada merekrut karyawan. Semakin besar organisasi, semakin banyak fungsi yang perlu dibagi kepada spesialis atau tim tertentu.

Secara umum, tugas HR mencakup pengelolaan siklus hidup karyawan sejak perusahaan membutuhkan tenaga kerja hingga proses karyawan keluar dari perusahaan.

1. Recruitment dan Selection

Tim recruitment mencari kandidat sesuai kebutuhan perusahaan.

Pekerjaannya dapat mencakup:

• Menyusun kebutuhan tenaga kerja.
• Membuat job description.
• Memasang lowongan.
• Menyeleksi CV.
• Melakukan interview.
• Menjadwalkan proses seleksi.
• Mengelola kandidat.
• Menyiapkan offering.
• Mengatur onboarding.

2. HR Administration

HR Admin menangani berbagai administrasi karyawan.

Contohnya:

• Data karyawan.
• Kontrak kerja.
• Absensi.
• Cuti.
• Mutasi.
• Administrasi dokumen.
• Surat-menyurat kepegawaian.
• Pengarsipan.

3. Training dan Development

Fungsi ini bertanggung jawab terhadap peningkatan kemampuan karyawan.

Programnya bisa berupa:

• Orientation.
• Training teknis.
• Soft skill.
• Leadership.
• Pelatihan keselamatan.
• Pengembangan kompetensi.
• Career development.

4. Compensation dan Benefit

Fungsi Compensation & Benefit berkaitan dengan sistem penghargaan yang diterima karyawan.

Ruang lingkupnya dapat mencakup:

• Gaji.
• Tunjangan.
• Insentif.
• Bonus.
• Benefit.
• Struktur pengupahan.
• Administrasi payroll.

5. Performance Management

HR juga membantu perusahaan mengelola kinerja karyawan.

Misalnya dengan:

• Menetapkan KPI.
• Menyusun sistem penilaian.
• Melakukan performance review.
• Memberikan feedback.
• Menyusun program peningkatan kinerja.

6. Industrial Relations

Industrial Relations menangani hubungan antara perusahaan, pekerja, dan pihak terkait dalam hubungan industrial.

Fungsi ini penting karena masalah ketenagakerjaan dapat menyangkut aturan internal maupun ketentuan hukum yang berlaku.

Di Indonesia, penyelesaian perselisihan hubungan industrial antara pekerja dan pengusaha diatur antara lain melalui UU Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.

Struktur Organisasi Departemen HRD yang Ideal

Tidak ada satu struktur organisasi departemen HRD yang dapat disebut paling ideal untuk semua perusahaan.

Struktur yang baik adalah struktur yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, jumlah karyawan, karakter industri, anggaran, dan tingkat kompleksitas pekerjaan.

Perusahaan juga perlu memastikan setiap posisi mempunyai:

• Job description.
• Job specification.
• Atasan yang jelas.
• Bawahan yang jelas.
• Wewenang.
• Target kerja.
• Indikator kinerja.
• Jalur komunikasi.

Struktur organisasi HRD yang baik bukan sekadar gambar berbentuk kotak. Bagan tersebut harus menggambarkan bagaimana pekerjaan benar-benar dijalankan.

Faktor yang menentukan struktur HR

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan antara lain:

1. Jumlah karyawan
   Semakin banyak karyawan, biasanya semakin besar kebutuhan pembagian fungsi HR.
2. Jenis industri
   Hotel, manufaktur, rumah sakit, retail, teknologi, dan perusahaan jasa memiliki kebutuhan SDM yang berbeda.
3. Lokasi operasional
   Perusahaan dengan banyak cabang membutuhkan koordinasi HR yang lebih kompleks.
4. Tingkat regulasi
   Industri tertentu membutuhkan perhatian lebih terhadap kompetensi, keselamatan, sertifikasi, dan hubungan industrial.
5. Strategi perusahaan
   Perusahaan yang agresif melakukan ekspansi mungkin membutuhkan fungsi recruitment dan talent acquisition yang lebih kuat.

HRD atau HR, Apa Bedanya?

Istilah HRD dan HR sering digunakan secara bergantian, tetapi penggunaannya tidak selalu identik.

HR adalah singkatan dari Human Resources. Istilah ini lebih umum untuk menyebut fungsi pengelolaan sumber daya manusia.

Sementara HRD adalah Human Resources Development. Di Indonesia, istilah HRD sering dipakai untuk menyebut departemen atau orang yang menangani urusan SDM secara luas.

Dalam praktik modern, perusahaan juga semakin sering menggunakan istilah Human Resources, Human Capital, People & Culture, People Operations, atau People & Organization.

Jadi, jangan hanya melihat nama jabatan. Lihat juga job description dan tanggung jawabnya.

Contoh HRD dalam Struktur Organisasi PT

Berikut contoh sederhana yang dapat digunakan sebagai referensi untuk struktur organisasi perusahaan PT:

DIREKTUR UTAMA
      │
GENERAL MANAGER
      │
 ┌────┼──────────┬──────────┬───────────┐
 │    │          │          │           │
HRD  FINANCE   MARKETING   OPERASIONAL    IT
 │
 ├── HR Supervisor
 ├── Recruitment
 ├── HR Admin
 ├── Payroll
 └── Training & Development

Dalam contoh tersebut, HRD merupakan salah satu departemen yang sejajar dengan fungsi penting lainnya. Posisi HRD tidak otomatis berada di bawah Finance atau IT.

Namun, struktur aktual sebuah PT dapat sangat berbeda. Penentuan posisi harus mengikuti anggaran dasar, tata kelola perusahaan, kebutuhan bisnis, dan desain organisasi masing-masing.

Bagaimana dengan Struktur Organisasi HR?

Jika kamu mencari struktur organisasi HR, pada dasarnya konsepnya sama dengan struktur HRD.

Contoh sederhana:

HEAD OF HR
   │
 ┌─┼──────────┬─────────────┐
 │ │          │             │
Recruitment  HR Operations  L&D
 │            │             │
Recruiter     HR Admin       Trainer
              Payroll

Pada perusahaan besar, Head of HR dapat memiliki beberapa manager yang masing-masing memimpin fungsi tertentu.

Struktur seperti ini memungkinkan HR menjalankan peran strategis sekaligus operasional.

Apakah HRD Harus Berada di Bawah Direktur?

Tidak selalu.

HRD bisa berada langsung di bawah Direktur, CEO, General Manager, atau pimpinan lain sesuai struktur perusahaan.

Untuk perusahaan kecil, HR Manager yang melapor langsung kepada Owner atau Direktur justru cukup umum karena jumlah lapisan manajemennya sedikit.

Pada perusahaan besar, posisi HR dapat berada pada tingkat eksekutif seperti HR Director atau CHRO sehingga memiliki akses langsung ke pengambilan keputusan strategis.

Yang terpenting adalah garis kewenangan dan pelaporan harus jelas.

Apakah Struktur Organisasi KPPPA, Perpusnas, dan IT Sama dengan HRD?

Tidak.

Beberapa kata kunci seperti struktur organisasi KPPPA, struktur organisasi Perpusnas, dan struktur organisasi IT memang berkaitan dengan struktur organisasi, tetapi bukan contoh langsung struktur HRD.

KPPPA dan Perpusnas merupakan organisasi/lembaga dengan fungsi dan tata kerja masing-masing. Sementara struktur organisasi IT berfokus pada fungsi teknologi informasi, misalnya IT Manager, System Administrator, Network Engineer, Developer, Data Engineer, atau IT Support.

Meski berbeda fungsi, prinsip dasarnya sama: struktur organisasi harus menjelaskan jabatan, tanggung jawab, kewenangan, dan garis pelaporan.

Karena itu, jangan mencampurkan bagan HRD dengan struktur organisasi IT hanya karena keduanya sama-sama berbentuk organizational chart.

Cara Membuat Struktur Organisasi HRD

Kalau kamu sedang membuat bagan HRD untuk perusahaan, langkahnya dapat dilakukan secara sederhana.

1. Tentukan posisi tertinggi

Tentukan siapa pemimpin fungsi HR.

Contohnya:

• HR Director.
• Head of HR.
• HR Manager.
• HRGA Manager.

2. Identifikasi fungsi HR

Pisahkan pekerjaan berdasarkan fungsi.

Misalnya:

• Recruitment.
• HR Administration.
• Payroll.
• Training.
• Compensation & Benefit.
• Industrial Relations.
• HRIS.

3. Tentukan posisi yang dibutuhkan

Tidak semua fungsi membutuhkan satu orang khusus.

Dalam perusahaan kecil, satu HR Generalist dapat mengerjakan beberapa fungsi sekaligus.

4. Tentukan garis pelaporan

Setiap posisi harus mengetahui siapa atasannya.

Contohnya:

HR Manager
    │
HR Supervisor
    │
HR Admin

Hindari kondisi ketika satu staf memiliki beberapa atasan langsung tanpa pembagian kewenangan yang jelas.

5. Buat job description

Setelah bagan selesai, buat uraian pekerjaan untuk setiap posisi.

Dengan begitu, struktur organisasi tidak hanya menjadi dokumen formal, tetapi bisa digunakan untuk mengelola pekerjaan sehari-hari.

Tips Membuat HRD Org Chart yang Mudah Dipahami

HRD org chart atau organizational chart HR sebaiknya dibuat sederhana dan mudah dibaca.

Gunakan prinsip berikut:

• Letakkan jabatan tertinggi di bagian atas.
• Gunakan garis yang jelas.
• Kelompokkan fungsi yang berhubungan.
• Gunakan nama jabatan yang konsisten.
• Jangan memasukkan terlalu banyak informasi dalam satu kotak.
• Pisahkan posisi berdasarkan level.
• Perbarui bagan ketika terjadi perubahan organisasi.

Untuk perusahaan kecil, satu halaman biasanya sudah cukup. Untuk perusahaan besar, struktur dapat dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsi HR.

Kesimpulan

Struktur organisasi HRD adalah bagan yang menjelaskan posisi, tugas, wewenang, serta garis pelaporan dalam fungsi pengelolaan sumber daya manusia. Bentuknya tidak sama pada setiap perusahaan karena harus menyesuaikan jumlah karyawan, jenis industri, skala bisnis, dan kebutuhan organisasi.

Dalam struktur sederhana, HRD dapat dipimpin HR Manager yang membawahi Recruitment, HR Admin, Payroll, Training & Development, serta fungsi lain. Pada perusahaan besar, struktur dapat berkembang menjadi lebih kompleks dengan HR Director atau CHRO yang membawahi berbagai fungsi spesialis.

Untuk hotel, struktur organisasi HRD hotel biasanya menyesuaikan kebutuhan operasional hospitality dan dapat mencakup HR Manager, HR Admin, Recruitment, Training, Payroll, serta Employee Relations. Sementara pada perusahaan yang menggabungkan HR dan GA, struktur dapat menggunakan model HRGA.

Jadi, jika kamu sedang membuat contoh struktur organisasi HRD, jangan hanya meniru bagan perusahaan lain. Gunakan kebutuhan organisasi sendiri sebagai dasar agar setiap posisi memiliki tugas, wewenang, dan jalur pelaporan yang jelas.