Bandung, Hrtime.co.id – Contoh surat pemberitahuan diterima kerja via WA banyak dicari oleh staf HRD, recruiter, maupun pemilik usaha yang ingin menyampaikan hasil seleksi kepada kandidat secara profesional. Selain lebih cepat, WhatsApp kini menjadi salah satu media komunikasi yang paling sering digunakan dalam proses rekrutmen.
Meski dikirim melalui aplikasi pesan instan, isi pemberitahuan tetap harus menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami. Informasi penting seperti posisi, jadwal bergabung, serta dokumen yang perlu dibawa juga sebaiknya dicantumkan agar tidak menimbulkan kebingungan.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan berbagai contoh pesan diterima kerja melalui WhatsApp, email, SMS, hingga surat resmi yang bisa langsung disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Mengapa Banyak Perusahaan Mengirim Pemberitahuan Diterima Kerja via WA?
WhatsApp menjadi salah satu media komunikasi yang efektif dalam proses rekrutmen karena hampir seluruh pelamar aktif menggunakan aplikasi tersebut.
Selain cepat, pesan juga dapat langsung diterima dan dibaca oleh kandidat tanpa harus menunggu akses email.
Beberapa keuntungan menggunakan WhatsApp antara lain:
- Proses komunikasi lebih cepat.
- Tingkat keterbacaan pesan tinggi.
- Mudah melakukan konfirmasi kehadiran.
- Praktis untuk mengirim informasi lanjutan.
- Mempermudah koordinasi antara HRD dan kandidat.
Meskipun demikian, isi pesan tetap harus menggunakan bahasa profesional karena merupakan bagian dari komunikasi resmi perusahaan.
Struktur Surat Pemberitahuan Diterima Kerja via WA
Sebelum melihat contoh, ada baiknya memahami struktur pesan yang baik.
Sebuah pesan pemberitahuan diterima kerja sebaiknya memuat beberapa informasi berikut.
- Nama pelamar.
- Nama perusahaan.
- Posisi yang diterima.
- Ucapan selamat.
- Tanggal mulai bekerja.
- Jam kedatangan.
- Lokasi kantor.
- Dokumen yang harus dibawa.
- Kontak HRD apabila ada pertanyaan.
Dengan struktur tersebut, kandidat dapat memahami seluruh informasi penting hanya dari satu pesan.
Contoh Surat Pemberitahuan Diterima Kerja via WA
Berikut contoh pesan yang paling umum digunakan oleh perusahaan.
Contoh 1
Halo Bapak/Ibu [Nama Pelamar].
Selamat, Anda dinyatakan lulus seleksi untuk posisi Staff Administrasi di PT Maju Bersama Indonesia.
Kami mengundang Anda untuk bergabung dan mulai bekerja pada:
Hari/Tanggal: Senin, 10 Agustus 2026
Waktu: 08.00 WIB
Lokasi: Kantor PT Maju Bersama Indonesia
Mohon membawa dokumen asli yang telah diminta saat proses rekrutmen.
Silakan membalas pesan ini sebagai konfirmasi kehadiran.
Terima kasih.
Hormat kami,
HRD PT Maju Bersama Indonesia
Contoh 2
Selamat siang, Saudara [Nama Pelamar].
Berdasarkan hasil proses seleksi, kami dengan senang hati menginformasikan bahwa Anda diterima bekerja sebagai Customer Service di perusahaan kami.
Mohon hadir pada:
- Hari: Senin
- Tanggal: 10 Agustus 2026
- Pukul: 08.30 WIB
Apabila terdapat pertanyaan, silakan menghubungi nomor HRD yang tertera.
Terima kasih dan selamat bergabung bersama tim kami.
Contoh 3
Halo Kak [Nama Pelamar].
Terima kasih telah mengikuti seluruh tahapan seleksi di perusahaan kami.
Kami mengucapkan selamat karena Kakak berhasil lolos seleksi dan diterima sebagai Digital Marketing Staff.
Mohon hadir sesuai jadwal onboarding yang akan kami kirimkan melalui email.
Sampai bertemu dan selamat bergabung.
Tips Menulis Pesan WA Penerimaan Kerja
Agar terlihat profesional, perhatikan beberapa hal berikut.
1. Gunakan Bahasa yang Sopan
Hindari penggunaan singkatan yang terlalu santai.
Gunakan kalimat yang jelas agar mudah dipahami oleh pelamar.
2. Cantumkan Informasi Penting
Pastikan pesan memuat:
- Posisi pekerjaan.
- Jadwal masuk.
- Lokasi kerja.
- Dokumen yang harus dibawa.
- Kontak HRD.
Informasi yang lengkap akan mengurangi pertanyaan lanjutan dari kandidat.
3. Hindari Informasi yang Membingungkan
Gunakan kalimat yang singkat, tetapi tetap menjelaskan seluruh informasi penting.
Jangan menggunakan istilah internal perusahaan yang belum tentu dipahami oleh pelamar.
Contoh Surat Diterima Kerja di Perusahaan
Selain menggunakan WhatsApp, banyak perusahaan masih mengirimkan surat diterima kerja di perusahaan sebagai dokumen resmi. Surat ini biasanya diberikan dalam bentuk PDF atau dicetak ketika kandidat menandatangani kontrak kerja.
Berikut contoh format yang dapat disesuaikan.
Contoh Surat Diterima Kerja
Nomor: 012/HRD/PTMB/VIII/2026
Perihal: Pemberitahuan Diterima Bekerja
Yth.
Saudara/i [Nama Pelamar]
di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil seleksi administrasi, tes kompetensi, dan wawancara yang telah Saudara/i ikuti, kami dengan senang hati menginformasikan bahwa Saudara/i dinyatakan diterima bekerja di PT Maju Bersama Indonesia sebagai Staff Administrasi.
Saudara/i diminta hadir pada:
- Hari/Tanggal: Senin, 10 Agustus 2026
- Pukul: 08.00 WIB
- Lokasi: PT Maju Bersama Indonesia
Mohon membawa dokumen asli yang telah dipersyaratkan pada saat proses administrasi.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
HRD
PT Maju Bersama Indonesia
Contoh SMS Pemberitahuan Diterima Kerja
Meskipun saat ini lebih banyak perusahaan menggunakan WhatsApp atau email, beberapa perusahaan masih mengirimkan SMS pemberitahuan diterima kerja.
Karena jumlah karakter SMS terbatas, isi pesannya dibuat lebih singkat.
Contoh SMS 1
Selamat, Anda dinyatakan diterima sebagai Staff Administrasi di PT Maju Bersama Indonesia. Mohon hadir Senin, 10 Agustus 2026 pukul 08.00 WIB. Terima kasih.
Contoh SMS 2
Yth. Bapak/Ibu [Nama]. Berdasarkan hasil seleksi, Anda diterima bekerja di PT Maju Bersama Indonesia. Silakan konfirmasi kehadiran melalui nomor HRD. Terima kasih.
Surat Panggilan Kerja via WA
Selain pemberitahuan diterima bekerja, HRD biasanya juga mengirim surat panggilan kerja via WA untuk menginformasikan jadwal onboarding atau hari pertama bekerja.
Contoh Surat Panggilan Kerja via WA
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pelamar].
Kami mengundang Anda untuk mengikuti proses onboarding sebagai Staff Administrasi di PT Maju Bersama Indonesia.
Mohon hadir pada:
- Hari/Tanggal: Senin, 10 Agustus 2026
- Waktu: 08.00 WIB
- Lokasi: PT Maju Bersama Indonesia
Harap membawa KTP, ijazah asli, dan dokumen pendukung lainnya.
Mohon konfirmasi kehadiran melalui balasan pesan ini.
Terima kasih.
HRD PT Maju Bersama Indonesia
Contoh Surat Pemberitahuan Diterima Kerja via Email
Untuk posisi profesional, perusahaan umumnya menggunakan email karena lebih formal dan memungkinkan penyampaian informasi secara lebih lengkap.
Berikut contohnya.
Subject Email
Pemberitahuan Hasil Rekrutmen – Staff Administrasi
Isi Email
Yth. Saudara/i [Nama Pelamar],
Terima kasih telah mengikuti seluruh proses rekrutmen di PT Maju Bersama Indonesia.
Dengan ini kami menginformasikan bahwa Saudara/i dinyatakan lulus seleksi dan diterima sebagai Staff Administrasi.
Mohon hadir pada:
- Hari/Tanggal: Senin, 10 Agustus 2026
- Pukul: 08.00 WIB
- Lokasi: Kantor PT Maju Bersama Indonesia
Informasi mengenai kontrak kerja dan proses orientasi akan dijelaskan pada hari pertama bekerja.
Apabila terdapat pertanyaan, silakan menghubungi tim HRD melalui email atau nomor telepon yang tersedia.
Selamat bergabung bersama PT Maju Bersama Indonesia.
Hormat kami,
HRD PT Maju Bersama Indonesia
Contoh Balasan Diterima Kerja via WA
Selain HRD, banyak pelamar juga mencari contoh balasan diterima kerja via WA yang sopan dan profesional.
Contoh Balasan 1
Selamat pagi.
Terima kasih atas informasi yang diberikan. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan untuk bergabung di PT Maju Bersama Indonesia.
Saya mengonfirmasi bahwa saya akan hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Salam hormat.
[Nama Pelamar]
Contoh Balasan 2
Terima kasih atas kabar baik ini.
Saya menerima penawaran kerja tersebut dan akan hadir sesuai jadwal onboarding yang telah disampaikan.
Sampai bertemu dan terima kasih atas kepercayaannya.
Contoh Surat Pemberitahuan Tidak Diterima Kerja via WA
Memberikan informasi kepada kandidat yang belum lolos seleksi juga merupakan bagian penting dari proses rekrutmen.
Pesan sebaiknya disampaikan secara sopan agar tetap menjaga citra perusahaan.
Contoh 1
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Pelamar].
Terima kasih telah mengikuti proses rekrutmen di PT Maju Bersama Indonesia.
Setelah mempertimbangkan hasil seleksi secara menyeluruh, kami mohon maaf karena pada kesempatan ini Anda belum dapat bergabung bersama perusahaan kami.
Kami mengucapkan terima kasih atas waktu dan partisipasi Anda, serta mendoakan semoga sukses dalam perjalanan karier berikutnya.
Contoh 2
Halo Kak [Nama Pelamar].
Terima kasih telah mengikuti proses seleksi di perusahaan kami.
Saat ini kami memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan posisi yang tersedia. Meskipun demikian, data Kakak akan kami simpan sebagai referensi apabila terdapat kesempatan lain di masa mendatang.
Terima kasih dan semoga sukses selalu.
Perbedaan Pemberitahuan Diterima Kerja melalui WA, Email, dan Surat Resmi
Pemilihan media komunikasi biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
| Media | Kelebihan | Cocok Digunakan Untuk |
|---|---|---|
| Cepat, mudah dibaca | Konfirmasi hasil seleksi dan onboarding | |
| Lebih formal, dapat melampirkan dokumen | Offer letter dan pemberitahuan resmi | |
| Surat Resmi | Memiliki nilai administratif | Dokumen perusahaan dan arsip |
| SMS | Ringkas dan cepat | Informasi singkat apabila kandidat sulit dihubungi melalui internet |
Dengan memahami perbedaan tersebut, HRD dapat memilih media komunikasi yang paling efektif sesuai kebutuhan proses rekrutmen.
Tips Membuat Surat Pemberitahuan Diterima Kerja yang Profesional
Surat atau pesan pemberitahuan diterima kerja merupakan kesan pertama perusahaan setelah proses rekrutmen selesai. Oleh karena itu, isi pesan harus jelas, sopan, dan mudah dipahami oleh kandidat.
Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan.
1. Gunakan Bahasa yang Formal tetapi Ramah
Meskipun dikirim melalui WhatsApp, gunakan bahasa Indonesia yang sopan dan profesional.
Hindari penggunaan singkatan, emoji berlebihan, atau kalimat yang dapat menimbulkan multitafsir.
2. Sampaikan Informasi Secara Lengkap
Pastikan pesan memuat informasi penting, seperti:
- Nama kandidat.
- Nama perusahaan.
- Posisi yang diterima.
- Tanggal mulai bekerja.
- Jam kehadiran.
- Lokasi kantor.
- Dokumen yang harus dibawa.
- Kontak HRD.
Informasi yang lengkap akan mengurangi pertanyaan lanjutan dari kandidat.
3. Berikan Instruksi Konfirmasi
Mintalah kandidat untuk membalas pesan sebagai tanda bahwa informasi telah diterima.
Contoh:
“Mohon konfirmasi kehadiran dengan membalas pesan ini paling lambat tanggal 8 Agustus 2026.”
Cara ini membantu HRD memastikan kandidat benar-benar akan bergabung.
4. Periksa Kembali Sebelum Dikirim
Sebelum mengirim pesan, pastikan:
- Nama kandidat sudah benar.
- Posisi pekerjaan sesuai.
- Tanggal dan jam tidak salah.
- Alamat kantor lengkap.
- Nomor kontak HRD aktif.
Kesalahan kecil dapat menimbulkan kebingungan bahkan menurunkan citra profesional perusahaan.
Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari
Beberapa kesalahan berikut masih sering ditemukan dalam proses rekrutmen.
- Mengirim pesan tanpa menyebut nama kandidat.
- Tidak mencantumkan posisi pekerjaan.
- Tidak menjelaskan jadwal mulai bekerja.
- Menggunakan bahasa yang terlalu santai.
- Tidak memberikan informasi kontak HRD.
- Mengirim pesan pada jam yang tidak wajar tanpa alasan mendesak.
- Menggunakan template yang belum diperbarui sehingga masih terdapat nama kandidat lain.
Dengan menghindari kesalahan tersebut, komunikasi antara perusahaan dan kandidat akan berjalan lebih baik.
FAQ Seputar Contoh Surat Pemberitahuan Diterima Kerja via WA
Apakah perusahaan boleh mengirim pemberitahuan diterima kerja melalui WhatsApp?
Ya. Saat ini banyak perusahaan menggunakan WhatsApp sebagai media komunikasi awal karena lebih cepat dan memiliki tingkat keterbacaan yang tinggi. Namun, untuk dokumen resmi seperti offer letter atau kontrak kerja, perusahaan biasanya tetap menggunakan email atau dokumen tertulis.
Apakah pesan WA sudah dianggap sebagai surat resmi?
Tidak sepenuhnya.
WhatsApp dapat digunakan sebagai media pemberitahuan atau konfirmasi, sedangkan surat resmi biasanya menggunakan kop perusahaan, nomor surat, tanda tangan pejabat berwenang, atau dikirim melalui email resmi perusahaan.
Apa perbedaan surat pemberitahuan diterima kerja dan surat panggilan kerja?
Surat pemberitahuan diterima kerja berisi informasi bahwa kandidat telah lolos seleksi.
Sementara itu, surat panggilan kerja berisi undangan untuk hadir pada hari pertama bekerja, mengikuti onboarding, atau menandatangani kontrak kerja.
Apakah perusahaan harus memberikan alasan kepada kandidat yang tidak diterima?
Tidak ada kewajiban umum bagi perusahaan untuk menjelaskan alasan secara rinci. Namun, memberikan pemberitahuan secara sopan merupakan praktik rekrutmen yang baik dan dapat menjaga citra perusahaan.
Apakah contoh surat ini dapat digunakan untuk semua perusahaan?
Ya. Seluruh contoh dalam artikel ini dapat dijadikan template dasar, kemudian disesuaikan dengan identitas perusahaan, posisi pekerjaan, serta kebijakan internal masing-masing.
Apakah surat diterima kerja bisa dibuat dalam format PDF atau DOC?
Bisa.
Banyak perusahaan menyimpan surat dalam format DOC untuk memudahkan pengeditan, kemudian mengubahnya menjadi PDF sebelum dikirim kepada kandidat agar tampil lebih rapi dan tidak mudah diubah.
Kesimpulan
Contoh surat pemberitahuan diterima kerja via WA menjadi referensi yang sangat berguna bagi HRD maupun pemilik usaha yang ingin menyampaikan hasil rekrutmen secara cepat dan profesional.
Meskipun dikirim melalui WhatsApp, isi pesan tetap harus menggunakan bahasa yang sopan, mencantumkan informasi penting, serta memberikan petunjuk yang jelas kepada kandidat mengenai jadwal masuk kerja dan dokumen yang perlu dibawa.
Selain WhatsApp, perusahaan juga dapat menggunakan email, SMS, maupun surat resmi dalam format DOC atau PDF sesuai kebutuhan administrasi. Dengan menggunakan template yang tepat, proses komunikasi menjadi lebih efisien, kandidat memperoleh informasi yang lengkap, dan citra profesional perusahaan tetap terjaga.
